Confira nesse artigo algumas dicas para fazer o arquivamento documentos de forma eficiente.
Uma das etapas mais importantes para a organização de arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (por assunto, nome, número, data ou local), podem ser empregados diferentes métodos.
Arquivo Morto Os métodos de classificação e codificação podem ser alfabéticos ou numéricos, isto é, através de letras ou números. Assim, os documentos podem ser classificados e codificados por nomes de pessoas, cidades, assuntos ou por datas ou códigos numéricos.
Para evitar o desperdício de tempo precioso e facilitar sua localização, sempre que necessário, é fundamental para a empresa e seus profissionais existir uma organização de documentos físicos e digitais. ... O motivo é simples: eles são muito importantes e por isso precisam ser arquivados de maneira segura e organizada.
O arquivista ajudará a organizar os documentos de uma maneira que haja a otimização de espaços dentro da empresa, podendo criar um novo ambiente de trabalho e o aumento da produtividade dos colaboradores.
Um documento digital é um documento eletrônico que se caracteriza pela codificação em dígitos binários e acesso por sistema computacional. ... O certificado digital ICP-Brasil funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.
Em resumo, a escolha de um software GED é também uma decisão estratégica para a preservação de documentos digitais, pois além das funcionalidades que proporcionam o controle sobre o fluxo das informações gerenciadas, o sistema integra os processos de busca e distribuição de documentos com mais dinamicidade.
Gestão de documentos: Documentos físicos versos documentos eletrônicos. ... Os documentos físicos, naturalmente, são materiais que você pode pegar. A questão definidora na possibilidade de “pegar a qualquer momento”, que se perde com facilidade em uma infinidade de papéis.