O departamento de compras cumpre a função de suprir a necessidade de materiais ou serviços de uma empresa, de modo a mantê-la em funcionamento.
Podemos definir como departamento de compras o setor responsável por adquirir materiais e mercadorias junto aos fornecedores de forma sistematizada. Com isso é possível viabilizar e dar mais agilidade para a entrega de produtos ou serviços que a empresa oferece.
O setor de compras é responsável por manter a empresa em pleno funcionamento. Se falarmos da rotina de uma indústria, por exemplo, é preciso considerar que a área será a responsável por abastecer a linha de produção com insumos, peças ou componentes que comporão o seu produto final.
O processo começa no momento da demanda, ou seja, na necessidade de aquisição de algum item, seja matéria-prima, seja mercadoria. Esse é o gatilho para que esse setor siga em frente com o processo. Na sequência, ele faz a cotação com os fornecedores, avaliando preço, qualidade, prazo de entrega e alguns outros fatores.
Segundo Arnold (1999) “a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na organização, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilidade da entrega.”. Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa.
Receber e organizar os pedidos de compras de diversas áreas da empresa, seja da produção, vendas, manutenção ou para suprimentos. Fazer cotações e orçamentos e submeter àqueles que fizeram os pedidos de compra. Negociar com os fornecedores em busca de melhores preços, prazos de entrega e condições de pagamento.
Ter uma gestão de compras eficiente é fundamental para todas as empresas que desejam se estabelecer no mercado. Controlar o setor de compras corretamente ajuda na redução de custos, garante que as atividades administrativas sejam executadas de forma eficaz.
São locais que concentram atividades de recebimento, armazenagem, expedição e distribuição de materiais e onde a organização é imprescindível para facilitar as atividades diárias e manter o fluxo ágil de mercadorias e documentação, o que configura, para muitas empresas, um grande desafio.
O Auxiliar de Expedição recebe, confere, separa e embala os produtos e materiais dentro de um estoque. Ele ainda lança no sistema tudo o que chega na empresa, coloca os dados nas planilhas e faz relatórios para diversos setores, bem como faz inventários.
O recebimento de mercadorias é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas com os fornecedores são entregues na empresa.
A inspeção de recebimento tem por objetivo primordial verificar a conformidade dos materiais ou equipamentos comprados pela Contratante para evitar o uso de produtos em desacordo com as especificações.
De acordo com Souza, (2011), a função básica do recebimento de materiais é assegurar que o produto entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no pedido de compra, como descrição do produto, quantidade e data da entrega.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques.
Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.
O que faz um almoxarife
Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições:
Em indústrias, por exemplo, o estoquista pode atuar no almoxarifado e na reposição de materiais na linha de produção. No comércio, ele exerce sua função diretamente no estoque de produtos, controlando constantemente o que sai da loja, o que vai para vitrine e o que precisa ser reposto.
R$ 1.