No caso de documentos físicos que precisa ser mantidos na empresa, é preciso definir um local para a guarda documental – com armários, pastas e todo o material necessário para a organização. Também deve-se levar em conta as condições do ambiente, como temperatura e ventilação, para melhor preservação da documentação.
O arquivamento (assunto concluído) é a guarda dos documentos no local estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos.
O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
Abra a pasta com os documentos que deseja arquivar e arraste os arquivos para a pasta do disco vazia. Para o formato Mastered, insira um CD gravável ou um DVD no gravador de CD ou DVD do computador. Quando a caixa de diálogo for exibida, clique em "Gravar arquivos em disco de dados".
O espaço de arquivo, mesmo em tempos de era virtual, é algo essencial para alguns documentos. Seja no ambiente de casa ou na sua empresa, ter guardados alguns papéis garante mais confiança e segurança, permitindo que você esteja protegido e tenha em mãos alguns elementos que podem solucionar diversos problemas.
Alexandre Rabello. o Tributos: Documentos como o comprovante de pagamento de IPTU, IPVA, DARFS, etc, devem ser limpos por 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. o Contas de Água, Luz, Telefone e Gas também devem ser mantidas por 5 anos, pois também são considerados taxas.
No entanto, em alguns casos é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos – como a folha de pagamento e o registro eletrônico –, além da recomendação de se arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.
Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?
A atividade de triagem documental consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.
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Depois de categorizar os papéis, organize tudo em pastas Outra dica interessante é usar pastas sanfonadas e, assim, destinar cada divisória para guardar uma seção de papéis. Você pode, por exemplo, ter uma pasta sanfonada transparente para organizar a categoria "Contas pagas".
ORGANIZE OS DOCUMENTOS EM PASTAS OU CAIXAS ORGANIZADORAS Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.
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Como organizar e arquivar documentos de maneira eficiente
Para ajudar a responder a essas perguntas, confira as nossas dicas de como organizar documentos digitais!
Na sua tela inicial, clica no botão direito do mouse, depois vai em ver/visualizar, depois em organizar arquivos automaticamente.
Para organizar arquivos em uma ordem diferente, clique no botão de opções de visualização na barra de ferramentas e escolha Por nome, Por tamanho, Por tipo, Por data de modificação ou Por data de acesso. Como um exemplo, se você seleciona Por nome, os arquivos vão ser organizados por seus nomes, em ordem alfabética.
2 – Separe por mês Dentro da pasta de cada ano, crie subpastas referentes aos meses. Nomeie cada uma delas com o mês correspondente. Você não precisa criar todas as 12 pastas de uma vez só (a não ser que você esteja organizando arquivos de anos anteriores), elas podem ser criadas conforme os meses vão chegando.
Organize os documentos por ordem alfabética de acordo com o nome no índice. Geralmente, segue-se a sequência normal das letras, indo de A (primeira) a Z (última). Use informações cada vez mais específicas para distinguir e separar arquivos.