O arquivamento do processo é uma ação no sistema para informar que o processo foi arquivado e não terá mais movimentação. Significa, portanto, que sua tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.
O arquivamento é o processo pelo qual as informações, em qualquer formato, são armazenadas com segurança por longos períodos de tempo. Essas informações podem – ou não – ser usadas novamente no futuro, mas, mesmo assim, devem ser armazenadas até o final de seu cronograma de retenção.
Confira nesse artigo algumas dicas para fazer o arquivamento documentos de forma eficiente.
1. Definição de Arquivo. ... Arquivos são conjuntos de documentos, entre eles escritos, fotográficos, microfilmados, mantidos sob a guarda de uma entidade pública ou privada. São utilizados como fonte de informação para as execuções das atividades de uma empresa/instituição e naturalmente refletem suas atividades.
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.
Quais são os principais tipos de formatos de arquivos?
Tipos de Documentos
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
É importante que você saiba também que as três idades dos arquivos são: corrente, intermediária e permanente, mas que iremos nos focar nesta última, que é a que desejamos orientar a organização no decorrer da explanação.
A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida....Teoria das Três Idades
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Eles podem ser divididos em escritos, iconográficos, materiais, visuais, sonoros e orais.
Os tipos de documentos podem ser diferenciados pelas suas características intelectuais e físicas. do uso um aparelho para consultá-los, a periodicidade, etc. Características intelectuais: aqui temos o objetivo, o assunto, o conteúdo, o tipo de autor, a forma de difusão, a fonte, a originalidade, a acessibilidade, etc.
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O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. ... A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Existem várias maneiras de se organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos básicos: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. O estudo das regras que compõem cada método é fundamental para que o concursando consiga resolver as questões sobre o assunto.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
O Arquivamento é um conjunto de operações destinados ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos, em outras palavras, as técnicas de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.
Vantagens das técnicas de arquivamento As técnicas de arquivamento são um conjunto de regras a serem seguidas para garantir ainda mais a ordem na documentação de uma empresa. Dentro das técnicas de arquivamento existentes, há diversas alternativas que podem servir para organizar documentos.
Um dos principais métodos de arquivamento é o método alfabético. Como a própria denominação já indica, o elemento principal levado em consideração nesse esquema é o nome. Esse método é um dos mais usados nas empresas por apresentar o benefício de ser muito simples e rápido.
Conheça os tipos de pastas para o seu escritório
Para que o arquivo desempenhe suas atividades é necessário também que os materiais e mobiliários sejam adequados....Investimentos necessários
A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função). Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento.
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Veja como montar um protocolo de entrega de documentos: