O Arquivista é o profissional responsável por atuar com organização e controle de arquivo sendo eles documentos, contas, cadastros e fichas. Um Arquivista irá atuar separando documentos, organizando arquivos, se responsabilizando por toda a organização dos documentos.
No Brasil a profissão é regulamentada pela Lei 6546/78 e Decreto Segundo esta legislação somente é considerado Arquivista, profissional com graduação superior em Arquivologia ou que na época da criação da Lei (1978) tenha comprovado experiência pregressa na função, obtendo seu registro como provisionado.
A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos.
Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.
Para evitar o desperdício de tempo precioso e facilitar sua localização, sempre que necessário, é fundamental para a empresa e seus profissionais existir uma organização de documentos físicos e digitais. ... É possível prevenir essa dor de cabeça, mas para isso não basta apenas guardar os documentos!
Os documentos de guarda permanente devem ser guardados por um tempo bastante longo, ou seja, até que não haja mais necessidade de manter o documento em arquivo. ... Quanto aos documentos caracterizados como de guarda temporária podem ser eliminados decorridos certo prazo, maior ou menor, normalmente abaixo de 5 anos.
Esse método é possível através do comando Ctrl+A para selecionar todos os arquivos de uma só vez e em seguida, clique na tecla F2 para renomear o arquivo com o nome desejado. Aperte o enter e os arquivos receberão o novo nome, sendo diferenciados entre si por meio de números.
Criando padrão de nomenclatura Opte pela simplicidade, seja claro e não adicione firulas. Quanto mais complexo, mais difícil de lembrar e maior a preguiça na hora que for criar arquivos ou, pior, quando for organizar eles. Use nomes simples: Nota Fiscal – Empresa. pdf, Fatura – Condomínio.
Pode-se usar letra maiúscula no início do nome tanto de pastas como de arquivos, criando-se assim, um aspecto geral mais agradável. Os arquivos e pastas também devem ser nomeados de maneira que possibilitem ao pesquisador intuir seu conteúdo sem a necessidade de abrir.
Alguns experts oferecem recomendações super específicas sobre a melhor forma de nomear os arquivos no seu computador (ex.: não use mais do que 15 letras no nome do arquivo; somente use letras minúsculas; nunca incluir espaços no nome dos arquivos, etc).
A melhor forma de convenção de nomenclatura de arquivos para manter anos de pesquisa em ordem sequencial de dados é pela ordem cronológica, colocando a data do arquivo antes do seu próprio nome. É interessante nomear os arquivos com palavras simples de identificar e colocar o nome depois da data.
As pastas guardam os arquivos e não o contrário! Os arquivos e as pastas devem ter um nome. O nome é dado no momento da criação. A Regra para nomenclatura de arquivos e pastas varia para cada Sistema Operacional.
Dentro da pasta de cada ano, crie subpastas referentes aos meses. Nomeie cada uma delas com o mês correspondente. Você não precisa criar todas as 12 pastas de uma vez só (a não ser que você esteja organizando arquivos de anos anteriores), elas podem ser criadas conforme os meses vão chegando.