O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso: ... Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional. Estabelecer uma rotina diária de trabalho. Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.
Receber, responder, redirecionar correspondência eletrônica; Digitar documentos em diferentes formatos; Atendimento das chamadas telefônicas: orientação, informação e encaminhamentos; Apoiar os Pró-Reitores em assuntos diversos.
Para ser um bom secretário, é preciso estar sempre de prontidão para resolver algo, além de ser eficiente e organizado. A pessoa que assume esse cargo, que exige uma grande dose de confiança, é parte indispensável da equipe, mas isso não a livra de precisar saber se comunicar muito bem.
Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite gírias, diminutivos, gritos, intimidades (amor, bem, querida); Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando ele sair da linha por alguns instantes.
O que falar na primeira ligação com a mulher
Se você for dizer algo importante ou mais safadinho, diga o nome dele primeiro e depois fale. Você não sabe muito o que dizer na conversa? Puxa assunto perguntando sobre o dia dele ou algo que você viu e te chamou a atenção. Fique atenta o que ele te diz e depois mostre que você presta atenção nas palavras dele.