Uma das etapas mais importantes para a organização de arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (por assunto, nome, número, data ou local), podem ser empregados diferentes métodos.
Como organizar e arquivar documentos de maneira eficiente
A atividade de triagem documental consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.
Esse método é possível através do comando Ctrl+A para selecionar todos os arquivos de uma só vez e em seguida, clique na tecla F2 para renomear o arquivo com o nome desejado. Aperte o enter e os arquivos receberão o novo nome, sendo diferenciados entre si por meio de números.
Criando padrão de nomenclatura Opte pela simplicidade, seja claro e não adicione firulas. Quanto mais complexo, mais difícil de lembrar e maior a preguiça na hora que for criar arquivos ou, pior, quando for organizar eles. Use nomes simples: Nota Fiscal – Empresa. pdf, Fatura – Condomínio.
Como começar a organizar seus documentos digitalmente
Pode-se usar letra maiúscula no início do nome tanto de pastas como de arquivos, criando-se assim, um aspecto geral mais agradável. Os arquivos e pastas também devem ser nomeados de maneira que possibilitem ao pesquisador intuir seu conteúdo sem a necessidade de abrir.
Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.
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