O objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.
A gestão de documentos, portanto, permite armazenar e padronizar os procedimentos internos. Além disso, permite organizar as informações da empresa. Então, de forma inteligente, a tecnologia facilita as buscas, consultas e o gerenciamento do banco de dados.
Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.
Mantenha tudo isso em um único lugar. Pode ser o seu desktop (mas ele pode ficar cheio), mas recomendo a pasta “Documentos”. Uma dica interessante é manter tudo organizado em ordem alfabética. No Windows, clique na aba Exibir no topo > Classificar por > escolha a opção Nome e marque Ordem crescente.
Confira nesse artigo algumas dicas para fazer o arquivamento documentos de forma eficiente.
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?
Guardar documentos na nuvem Atualmente, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em mídias físicas – pendrives e HDs externos –, e em plataformas de armazenamento na nuvem.
Pode-se usar letra maiúscula no início do nome tanto de pastas como de arquivos, criando-se assim, um aspecto geral mais agradável. Os arquivos e pastas também devem ser nomeados de maneira que possibilitem ao pesquisador intuir seu conteúdo sem a necessidade de abrir.
As pastas guardam os arquivos e não o contrário! Os arquivos e as pastas devem ter um nome. O nome é dado no momento da criação. A Regra para nomenclatura de arquivos e pastas varia para cada Sistema Operacional.
Dentro da pasta de cada ano, crie subpastas referentes aos meses. Nomeie cada uma delas com o mês correspondente. Você não precisa criar todas as 12 pastas de uma vez só (a não ser que você esteja organizando arquivos de anos anteriores), elas podem ser criadas conforme os meses vão chegando.
Um diretório pode conter referências a arquivos e a outros diretórios, que podem também conter outras referências a arquivos e diretórios. ... Toda essa estrutura de arquivos e diretórios pode ser vista como uma árvore.