Planejar, orientar, dirigir e executar as atividades de identificação das espécies documentais e participar no planejamento de novos documentos. 4. Planejar, organizar, dirigir e executar serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos.
O Arquivista é o profissional responsável por atuar com organização e controle de arquivo sendo eles documentos, contas, cadastros e fichas. Um Arquivista irá atuar separando documentos, organizando arquivos, se responsabilizando por toda a organização dos documentos.
O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses, seja esses administrativos, pessoais e/ou históricos.
ter acesso aos documentos pessoais são um direito de todo ser humano, visto que é com eles que temos nossa identificação e acesso aos serviços públicos, tal como o Sistema Único de Saúde, o SUS, redes de ensino, bem como a identificação via RG, CPF, etc. ... Por isso é vital a importância dos documentos pessoais.
A manutenção do arquivo físico não só gera custos com espaço, mas deixa os processos mais morosos, com a perda de tempo na busca, por exemplo, de um contrato perdido nas prateleiras. Isso sem falar no risco de extravio de informações importantes e a pericibilidade do papel.
O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais, contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico. O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Basicamente, o acondicionamento é a proteção do documento contra a ação de agentes externos que podem causar danos e o armazenamento consiste em colocar os documentos nos seus devidos lugares, nas condições ideais.
Para ajudar a organizar documentos de forma mais simples, é importante definir um local que será a “caixa de entrada” dos novos documentos que precisam ser guardados. É nesse espaço que será feita a triagem, sempre que um novo documento chegar. Você pode usar aquelas caixas de correspondência, divididas por andares.
Esse método é possível através do comando Ctrl+A para selecionar todos os arquivos de uma só vez e em seguida, clique na tecla F2 para renomear o arquivo com o nome desejado. Aperte o enter e os arquivos receberão o novo nome, sendo diferenciados entre si por meio de números.
Como arquivar documentos de funcionários: 4 passos descomplicados
Quais documentos devem constar no prontuário de funcionário?
Passos para Organização do Departamento Pessoal
O departamento pessoal é o setor da empresa responsável por gerenciar todas as tarefas relacionadas aos colaboradores. Assuntos como contratações, férias, pagamentos, horários e etc., são de responsabilidade desses profissionais que são a base da estrutura organizacional da empresa.
Entre as atividades mais comuns, o departamento pessoal faz a gestão da folha de pagamento, administra benefícios, realiza o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas, controla o ponto dos funcionários e realiza admissões e demissões.