As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar. Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD).
O objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.
O conceito de gestão documental surgiu na década de 40 quando EUA e Canadá começaram a sentir a necessidade de lidar com grandes massas de Page 8 8 documentos da administração pública e visando a racionalidade, começaram a intervir no ciclo de produção, utilização, conservação e destinação de documentos.
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Pensa-se que os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV A.C. os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias.
A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.
A gestão de documentos é um conjunto de atitudes que visa tornar o uso, a avaliação e o armazenamento de informações e documentos de uma empresa mais ágil, racional e eficiente. Com isso, permite a organização de maneira inteligente de todo documento importante relacionado ao negócio.
A gestão de arquivos é uma das principais ações que os administradores e gestores devem realizar para “manter a empresa em ordem”. Feita logo após a digitalização dos documentos, consiste em um processo de extrema importância para a segurança das informações empresariais.
Passos
O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais, contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico. O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.
A manutenção do arquivo físico não só gera custos com espaço, mas deixa os processos mais morosos, com a perda de tempo na busca, por exemplo, de um contrato perdido nas prateleiras. Isso sem falar no risco de extravio de informações importantes e a pericibilidade do papel.
Um documento físico, por sua vez, só existe juridicamente naquele suporte assinado de forma manuscrita e chancelado por via notarial. Caso seja perdido, é necessário recomeçar todo o processo de emissão, com novas inserções de assinaturas. Além disso, o arquivo físico só existe dentro da empresa.