O profissional precisa ter sólida formação cultural para saber avaliar a relevância dos documentos e objetos que manipula e bom conhecimento histórico, já que trabalha com peças e registros de diferentes épocas.
Arquivologia é o curso que estuda as funções básicas, princípios e técnicas específicas para arquivar, conservar, organizar e guardar documentos de forma que sejam fáceis de encontrar. Os arquivistas também são responsáveis pela restauração de documentos, objetos, DVDs e CDs, entre outros.
Organização de arquivos no seu trabalho: 10 dicas preciosas! [Com ferramenta + e-book + vídeo]
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Redução de custos Por trazer agilidade, a gestão de documentos também amplia a produtividade dos times de uma forma geral. A organização contribui para que tudo seja encontrado facilmente e evita erros e retrabalhos.
A gestão arquivística de documentos é o gerenciamento de diferentes formatos de arquivos, a fim de garantir a correta produção, administração e manutenção da documentação.
Outras funcionalidades possibilitadas pelo software da Arquivar são localização facilitada, download dos documentos eletrônicos ou digitalizados e a rastreabilidade e controle da movimentação deles. Dessa forma, você pode ainda garantir a segurança das informações da sua empresa e o acesso controlado a elas.
Com a função de controlar a movimentação (entrada e saída) de documentos, o protocolo estabelece um padrão para catalogar, arquivar e encaminhar todos os arquivos sob responsabilidade da empresa.
A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
Os documentos são a essência de uma organização, a memória de uma sociedade. Deste modo, o estudo pretende colocar em evidência a importância da preservação do patrimônio documental na relação documento-história-memória, visando ao acesso à informação.
Note que a primeira e principal finalidade dos arquivos é servir de apoio à administração, ou seja, subsidiar as atividades do dia-a-dia e, em um segundo momento, servir de base para o conhecimento da história.
No ambiente de uma empresa, o arquivo é definido como: “um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência, e que são organizados e conservados para consultas e comprovações.”