Para ajudar a organizar documentos de forma mais simples, é importante definir um local que será a “caixa de entrada” dos novos documentos que precisam ser guardados. É nesse espaço que será feita a triagem, sempre que um novo documento chegar. Você pode usar aquelas caixas de correspondência, divididas por andares.
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?
Use cofre ou gavetas com cadeado Para guardar os documentos confidenciais de maneira realmente segura, ter um cofre ou gavetas com cadeado é realmente importante para preservar o sigilo total dos seus documentos.
Não deixe os papéis soltos e evite o uso clips e grampos para anexar folhas, que podem enferrujar e deixar manchas nos documentos. Guarde os documentos em embalagens plásticas e depois nas pastas para a máxima proteção das folhas.
Opte por armazenar os documentos em caixas fechadas, de preferência de plástico, que possam isolar os papéis da umidade e eventual acesso de insetos como cupins e traças.
Ou seja, opte a empresa por guardar os documentos de modo físico ou digital, é importante que estejam reunidos em local único. Além de facilitar o acesso às informações, isto proporciona maior controle sobre aquilo que a organização tem arquivado. Portanto, uma sala exclusiva ou um sistema próprio são o mais adequado.
Encape os livros e cadernos O primeiro passo para manter livros e cadernos bonitos e organizados até o fim do ano letivo é encapando-os. A melhor alternativa é utilizar o papel contact, que evita que as capas criem orelhas, fiquem amassas ou se sujem.
Páginas rasgadas Coloque uma folha de papel encerado por baixo do rasgão. Acerte com cuidado as beiras rasgadas e pincele-as com cola PVA. Cubra o rasgão com outra folha de papel encerado, esfregue-a suavemente ao longo do rasgão e ponha um peso em cima. Espere 24 horas e depois retire o papel encerado.
Restauração: Nesse caso você pode restaurar, isto é, voltar a configurações anteriores ou até a configuração de fábrica. Nas restauração a perda é parcial ou total. Recuperação: Nesse caso você tem que primeiro fazer uma imagem do seu sistema em dvd ou hd externo.
Sendo assim, a função básica do arquivo é tornar disponível os documentos que estão armazenados nos arquivos. Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez.
DÍGITO TERMINAL é o sistema de arquivamento com sinalização visual. Através de uma combinação numérica colorida, as pastas são localizadas, retiradas e guardadas com muito mais rapidez e total segurança.
Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Obs.: Quando houver sobre nomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.