Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade Documental é definida como “Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos”. E esses prazos devem ser avaliados com frequência.
Qual é o prazo de guarda dos documentos?
20 anos
Naturalmente, o setor recebe o nome de PROTOCOLO. Cabe agora deta- lharmos as etapas de controle realizadas pelo protocolo, que são: 1) Recebimento; 2) Registro; 3) Autuação; 4) Classificação; 5) Expedição/Distribuição; 6) Controle/Movimentação.
Um arquivo corrente ou arquivo de gestão é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso.
A passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário chama-se transferência. A passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente chama-se recolhimento. A passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente chama-se recolhimento.
Refere-se a uma classificação quanto à frequência de uso do documento: 1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade. 1- Arquivo corrente ou primeira idade: Refere- se à guarda de documentos que são consultados com frequência.
A função primordial dos arquivos permanentes é de recolher e tratar os documentos públicos depois de cumprirem as razões para qual ele foi criado. Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizações durante o exercício governamental.
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.
Arquivo Permanente: É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. ... São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
Alguns dos tipos mais comuns são os seguintes:
São as unidades responsáveis pelas atividades de arquivos semi-ativos, localizadas nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.
Existem várias maneiras de se organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos básicos: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. O estudo das regras que compõem cada método é fundamental para que o concursando consiga resolver as questões sobre o assunto.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Os tipos de documentos podem ser diferenciados pelas suas características intelectuais e físicas. do uso um aparelho para consultá-los, a periodicidade, etc. Características intelectuais: aqui temos o objetivo, o assunto, o conteúdo, o tipo de autor, a forma de difusão, a fonte, a originalidade, a acessibilidade, etc.
São considerados de guarda permanente os documentos indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim e todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual até