Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar. Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD).
A maioria dos documentos dos órgãos públicos tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição de prazos de duração e dos procedimentos a serem feitos.
A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ESCOLARES tem por finalidade definir o tempo de guarda dos documentos produzidos pelo estabelecimento de ensino, e nela podem ser reunidos grupos de documentos escolares com seus correspondentes tempos de guarda: permanente ou temporária.
Qual é o prazo de guarda dos documentos?
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
Quando uma atividade está sujeita a certas limitações do tempo, costuma-se falar sobre temporalidade. Portanto, este substantivo se refere à coordenada de tempo própria de uma ação. Certas atividades de trabalho são realizadas dentro de datas concretas, mas que fora delas são interrompidas.
Significado de Quando advérbio Denota ocasião temporal; em qual circunstância: disse que a encontraria, mas não disse quando. ... advérbio Rel. Em que: era na quadra quando as cerejeiras floriam. conjunção [Gramática] Inicia orações subordinadas adverbiais denotando: tempo, proporção, condição e concessão.