Aqui vamos dividir os documentos em três grandes grupos: documentos textuais – vestígios escritos; documentos orais – vestígios falados; e por fim os documentos visuais – vestígios de imagens (Santiago; Araújo; Grinberg, 2011).
O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objetivo classificar os documentos de arquivo e definir os prazos de guarda e a destinação final desse conjunto documental, com vistas a garantir o acesso à ...
Existem várias maneiras de se organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos básicos: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. O estudo das regras que compõem cada método é fundamental para que o concursando consiga resolver as questões sobre o assunto.
O trâmite para que documentos sejam eliminados é o seguinte: Avaliação pelo Arquivista, verificando se os documentos avaliados poderão ser eliminados, ou se deverão ser preservados. O Arquivista elaborará a Listagem de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 7, de art.
Procedimentos para a Eliminação de Documentos Institucionais A Listagem tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. Antes do preenchimento, consulte a normativa “Procedimentos para preenchimento dos campos da Listagem de Eliminação de Documentos”.
Portanto, jamais descarte documentos diretamente no lixo sem antes torná-los ilegíveis. Primeiramente utilize um triturador de papel para triturar o documento, após isso, como grande parte dos documentos são feitos à base de papel, destine-os corretamente para a reciclagem.
São eles o contrato de trabalho, o livro diário e o livro razão, documentos referentes à abertura da empresa, livro de inspeção do trabalho e fichas de registro de empregado. Outros documentos não citados devem ser armazenados de acordo com a sua data de validade específica, registrada no documento.
No setor público a eliminação deve ser precedida pela criação de uma listagem de descarte de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística, deverá ser publicada e, quando o descarte for feito, será lavrado o termo de eliminação.
O descarte de documentos é uma forma de destruição dos papéis que já cumpriram a sua função e não têm mais valor histórico ou funcional. Dessa forma, eles tornam-se inúteis para os objetivos que foram elaborados.
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer empresa, pois é a forma que elas têm para comprovar o cumprimento de uma obrigação, trabalhista, fiscal e/ou previdenciária. ... A conservação eficiente garante vida longa aos documentos.
Para a conservação de documentos é fundamental utilizar as embalagens corretas. Grampos, clipes e embalagens com papéis soltos não são indicados. Os grampos e clipes deixam marcas dos documentos, principalmente pelo fato de enferrujarem com o tempo. Já no outro caso, a perda dos arquivos torna-se um risco.
A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações. Algumas medidas para a conservação de documentos no acervo: – Ambiente limpo.
A importância de guardar os documentos não é só uma maneira de poder acessá-los em casos de necessidade, mas também é uma forma de manter organizado os assuntos da sua empresa. É importante saber que organizar e guardar os documentos digitais traz muitas vantagens para a empresa.
A importância do Arquivo Organizar o ambiente de trabalho organizado e limpo; Manter sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; Ajudar na comprovação de tempo de serviço de antigos funcionários que querem se aposentar e não têm todos os documentos necessários.
Resposta: traz a seguinte definição para preservação: “Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.” A preservação documental é de extrema importância, pois visa a proteger os documentos de possíveis degradações que o acervo possa sofrer.
Documentos comerciais são impressos onde são registrados os fenômenos econômicos e financeiros com a indicação das suas características qualitativas e quantitativas no tempo e espaço. ... Em suma, documentos comerciais são comprovantes das transações comerciais que servem de base para os registros contábeis.