É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu Valor Primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Refere-se a uma classificação quanto à frequência de uso do documento: 1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade. 1- Arquivo corrente ou primeira idade: Refere- se à guarda de documentos que são consultados com frequência.
1.
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.
Arquivo intermediário (segunda idade): "conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final" (DTA 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras.
A passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente chama-se recolhimento. Um documento intermediário pode ser solicitado pelo arquivo corrente, mas ele não volta a ser corrente, é só uma questão de consulta.
São considerados procedimentos de TRANSIÇÃO entre fases do ciclo de vida dos documentos: Escolha uma: a. Transferência e recolhimento.
Naturalmente, o setor recebe o nome de PROTOCOLO. Cabe agora deta- lharmos as etapas de controle realizadas pelo protocolo, que são: 1) Recebimento; 2) Registro; 3) Autuação; 4) Classificação; 5) Expedição/Distribuição; 6) Controle/Movimentação.
Lago - Tarefas Realizadas pelo Setor de Protocolo....Geralmente, a rotina inclui os seguintes procedimentos:
1 PROTOCOLO Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.
O protocolo trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.
Existem diversas maneiras de validar um protocolo, que vão desde a inclusão de participantes experientes e profissionais usuários do protocolo no grupo elaborador, a participação de usuários dos serviços, até métodos mais rigorosos como a validação por meio de juízes especialistas, consulta pública, assim como o rigor ...
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Disponibilizar álcool gel 70% em todos os espaços, especialmente nas salas de aula. Orientar que todos higienizem as mãos ao chegar à escola. Promover e fiscalizar o uso obrigatório de máscaras por todos dentro da instituição de ensino. Realizar medição de temperatura de todas as pessoas no momento do ingresso.