O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer empresa, pois é a forma que elas têm para comprovar o cumprimento de uma obrigação, trabalhista, fiscal e/ou previdenciária. ... A conservação eficiente garante vida longa aos documentos.
A importância da organização de documentos físicos e digitais. ... Para evitar o desperdício de tempo precioso e facilitar sua localização, sempre que necessário, é fundamental para a empresa e seus profissionais existir uma organização de documentos físicos e digitais.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Uma gestão documental envolve um bom planejamento para definir o prazo de armazenamento de cada documento armazenado. Dessa forma, será possível descartar os documentos que não são mais necessários para a empresa e nem para a fiscalização.
Aplicar a Gestão Documental faz com que haja uma menor perda de informações fundamentais, diminuindo a dispersão dos fluxos documentais, podendo colocar a empresa à frente de seus concorrentes.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Mas o que são os fluxos de documentos? Trata-se do desenvolvimento completo de todo o ciclo de tramitação documental na empresa, abrangendo as etapas de elaboração, execução (com o devido acompanhamento) e encerramento de documentos, especialmente, os mais complexos, como contratos.
Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
Bellotto (2006, p. 254) nomeia os arquivos comerciais ou empresariais como "arquivos econômicos". A autora aponta que esta espécie de arquivo "compreende a documentação gerada por empresas comerciais, industriais, financeiras ou de serviços, de pequeno, médio ou grande portes".