Para Que Serve A Documentaço?

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Por tamanho da equipe

Deixar que cada profissional e setor atue sem o devido direcionamento ou um ponto de referência é um grande erro, o qual pode custar bem caro a médio e longo prazos. Nesses casos, os resultados de cada grupo podem não contribuir com a mesma visão, reduzindo o retorno final de todo o tempo e energia investidos.

A Avell é uma marca brasileira que produz e comercializa notebooks de alto desempenho. Está no mercado há 15 anos e busca trazer para o mercado nacional, em primeira mão, as tecnologias mais inovadoras do mundo, no que concerne à produção e ao desenvolvimento de laptops.

A documentação encoraja o compartilhamento de conhecimento, permitindo que a equipe entenda como funcionam os processos e como vai ficar o projeto terminado.

Gestão documental: o que é e qual a importância para sua empresa?

Para você entender melhor a importância da documentação para o sucesso dos seus negócios, trazemos, neste artigo, uma pequena lista com os 5 pontos mais importantes a esse respeito. Confira!

E, de fato, algum nível de liberdade é importante para o sucesso de qualquer projeto, mas todos devem saber quais são as metas e os objetivos de suas tarefas, garantindo maior coesão entre todas as ações.

Para isso, o ideal é ter um banco de dados no qual todos esses processos estejam devidamente documentados, facilitando a distribuição das informações. Dessa forma, você poderá orientar toda a sua equipe com muito mais facilidade, além de evitar o efeito “telefone sem fio” que já mencionamos.

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Por que reinventar a roda se você pode aproveitar o trabalho que já foi feito? Com a documentação em dia, você pode consultar trabalhos passados e aprender com eles, em vez de fazer tudo de novo e obter os mesmos resultados.

Ao receber novos membros de equipe, o período de integração pode ser assustador, tanto para a equipe já existente quanto para o novo empregado. E a Gallup descobriu que apenas 12% dos funcionários concordam que as empresas fazem um ótimo trabalho na integração de novos funcionários.

Mas, ao mesmo tempo, você quer garantir resultados consistentes. Sobretudo, quando se trata de coisas que você produz com regularidade. Precisa haver algum nível de coesão para que você não passe a impressão de desleixo ou desinformação.

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Mesmo em um negócio pequeno, em que você é capaz de manter todos esses aspectos em mente, sempre há muito mais dados a serem considerados do que uma pessoa sozinha é capaz de avaliar. Utilizar a documentação para colocar tudo em um mesmo lugar é a melhor maneira de facilitar sua análise e levar à melhor decisão.

Se fosse o caso, você estaria equipado com informações bem valiosas para usar a seu favor. Mesmo se você acabar fazendo algumas coisas diferentes, pelo menos sentiria que teve um princípio sólido como base. De repente, esse novo projeto não ia parecer tão assustador assim.

O que há de novo

Para acelerar e padronizar a documentação do projeto, este template do Confluence pode ser utilizado. Essa ação vai garantir que você recolha informações importantes sobre cada projeto com consistência.

Não importa o tipo de documentação que você está criando, existem algumas habilidades principais que vão garantir que o trabalho atenda aos padrões de documentação e seja útil para os usuários.

Uma documentação bem organizada dá a todos um ponto de referência para a comunicação interna. Dessa maneira, qualquer dado importante para a execução de tarefas no dia a dia pode ser facilmente encontrado quando necessário, sem depender de múltiplas linhas de comunicação ineficientes.

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Os padrões seguidos variam de acordo com o tipo de documentação criado. Aqui estão alguns tipos comuns, assim como sugestões e templates que podem ser utilizados para estabelecer padrões.

A maioria dos bons investidores tende a evitar investir em pessoas ou negócios que não mantêm bons registros, pois não têm como avaliar seu desempenho nem podem atestar se seus métodos são realmente produtivos.

A documentação técnica tende a ser longa, precisa e atualizada com frequência, então é muito importante ter as ferramentas necessárias para garantir precisão e economia de tempo. Por exemplo, você pode usar templates no Confluence que já existem ou criar seus próprios. O Confluence também tem macros que facilitam a atualização ou reutilização do texto.

Como definir padrões de documentação para sua equipe

Se você quiser acelerar o crescimento da sua empresa, um dos melhores caminhos é procurar por investidores e sócios, pessoas que acreditam em seu trabalho e estão dispostas a oferecer recursos para elevar a qualidade dos serviços ou dos produtos oferecidos pelo seu negócio.

Documentação interna se refere aos registros mantidos e usados para informar as decisões dentro da empresa. É possível documentar quase qualquer coisa, desde horários até políticas importantes, o que significa que existem toneladas de documentações diferentes por aí. Mas elas tendem a se enquadrar em três tipos de documentação principais: documentação de equipe, documentação de referência e documentação do projeto.

No Confluence, cada equipe ou projeto tem um espaço para organizar a documentação relacionada. Eles podem criar uma hierarquia de páginas para manter toda a informação organizada e visível a partir da árvore de páginas. Os funcionários podem acompanhar espaços ou subpáginas importantes para ficarem atualizados quando houver mudança de conteúdo. Para distribuir um espaço ou página em particular, use o botão compartilhar ou comente em uma página marcando outros membros da equipe. Todas as páginas abertas no Confluence são pesquisáveis por outros funcionários e eles podem usar filtros para limitar a pesquisa por criador, data de publicação ou espaço.

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O que há de novo

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Assim como as partes individuais de documentação precisam de atualizações consistentes, o sistema de arquivamento e organização de documentação também. Então, não se esqueça de estabelecer padrões aqui também. Com que frequência você precisa verificar e arrumar o arquivo de documentos? Vá em frente e separe esses horários no calendário.