Sendo assim, a função básica do arquivo é tornar disponível os documentos que estão armazenados nos arquivos. Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez.
Para que a localização e o armazenamento dos documentos sejam mais rápidos, o método alfabético pode ser combinado com cores. ... Esse método é chamado de Variadex e usa as cores como elementos auxiliares que facilitam a recuperação e localização dos documentos. Lembrando: essa é apenas uma variação do método alfabético.
Fidedignidade é o grau de confiabilidade de um documento como declaração de um fato, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados (DURANTI, 2005).
Documentos informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplos: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
três idades do arquivo A gestão de documentos conta com procedimentos bem definidos para todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e permanente.
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.