O objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar. Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD).
A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.
O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo ...
A gestão documental pode ser definida como o conjunto de processos que garantem a produção, armazenamento e o uso correto de todos os documentos de uma empresa. ... De maneira resumida, a gestão documental tem o objetivo de realizar o gerenciamento de informações relevantes, permitindo o bom funcionamento da empresa.
A gestão de arquivos, método de gerenciamento de conteúdos e informações relevantes e essenciais de uma empresa, surgiu para colocar ordem na bagunça causada pela explosão documental na administração pública, principalmente após a II Guerra Mundial.
O gênero documental é uma criação brasileira que propõe o agrupamento de espécies documentais (ARQUIVO NACIONAL, 2005) / documentos (CAMARGO E BELLOTTO, 1996) de acordo com algumas caracte- rísticas.
Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.
Como fazer uma gestão de documentos eficiente
O conceito de gestão documental surgiu na década de 40 quando EUA e Canadá começaram a sentir a necessidade de lidar com grandes massas de Page 8 8 documentos da administração pública e visando a racionalidade, começaram a intervir no ciclo de produção, utilização, conservação e destinação de documentos.
Redução de custos Por trazer agilidade, a gestão de documentos também amplia a produtividade dos times de uma forma geral. A organização contribui para que tudo seja encontrado facilmente e evita erros e retrabalhos.
A importância da organização de documentos físicos e digitais. ... Para evitar o desperdício de tempo precioso e facilitar sua localização, sempre que necessário, é fundamental para a empresa e seus profissionais existir uma organização de documentos físicos e digitais.
Outras funcionalidades possibilitadas pelo software da Arquivar são localização facilitada, download dos documentos eletrônicos ou digitalizados e a rastreabilidade e controle da movimentação deles. Dessa forma, você pode ainda garantir a segurança das informações da sua empresa e o acesso controlado a elas.
Sendo assim, organizar e estruturar os arquivos é imprescindível para o bom funcionamento de qualquer empresa. A gestão de documentos colabora para que as atividades sejam desempenhadas com maior eficiência. O resultado disso é trazer maior credibilidade à organização.
A manutenção do arquivo físico não só gera custos com espaço, mas deixa os processos mais morosos, com a perda de tempo na busca, por exemplo, de um contrato perdido nas prateleiras. Isso sem falar no risco de extravio de informações importantes e a pericibilidade do papel.
A importância do Arquivo Organizar o ambiente de trabalho organizado e limpo; Manter sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; Ajudar na comprovação de tempo de serviço de antigos funcionários que querem se aposentar e não têm todos os documentos necessários.
O arquivista coordena e controla a produção, o fluxo e a difusão da informação em qualquer tempo e lugar em que estas sejam produzidas, o que significa nos mais diversos ramos da atividade humana espalhados por toda a sociedade contemporânea.
Arquivologia é o curso que estuda as funções básicas, princípios e técnicas específicas para arquivar, conservar, organizar e guardar documentos de forma que sejam fáceis de encontrar. Os arquivistas também são responsáveis pela restauração de documentos, objetos, DVDs e CDs, entre outros.
Profissão arquivista: salário e carreira na área de ARQUIVOLOGIA