Como Consultar NFC Inutilizada?

A emissão de notas fiscais demanda muito cuidado, já que qualquer erro pode levar a grandes dores de cabeça. Entre eles, está a quebra de uma sequência numérica de série, ocasionada por problemas técnicos ou dos sistemas, em que é preciso aplicar a inutilização de NFC-e.

Quando é obrigatório realizar a inutilização da NF-e?

Essa especificação está bem clara no Inciso II do Artigo 18 da Portaria CAT 162 de 2008, disponível no site oficial da Secretaria da Fazenda. 

Caso você identifique uma quebra de sequência da numeração das notas ficais emitidas por seu estabelecimento e deseje comunicar a inutilização, deverá respeitar o prazo de até o décimo dia do mês subsequente, de acordo com a lei aplicável à emissão de NFC-e.

A inutilização da NF-e pode ser feita sempre até o 10º dia do mês seguinte, de acordo com a legislação que se aplica às notas. Sendo assim, se o erro é identificado em março, por exemplo, a nota deve ser inutilizada até 10 de abril.

Quando a inutilização de NFC-e deve ser usada?

Já nos casos de inutilização da NFC-e, o documento fiscal ainda não foi gerado. Nessa situação, existe uma falha na sequência numérica da nota, em que é solicitado o seu descarte.  Dessa forma, essas numerações não poderão ser reutilizadas pelo usuário nas próximas emissões.

Caso contrário, a penalidade e outras multas fiscais mais pesadas, já que, através do processo de fiscalização e impostos, serão identificadas divergências nas NF-e. 

Como funciona o processo de inutilização da NFC-e?

Vamos supor uma situação de quebra de sequência que pode ocorrer normalmente no dia a dia de um varejista e que pode resultar na inutilização do documento fiscal. Por exemplo: houve a emissão das notas fiscais nº 105 e nº 107, no entanto, a nota fiscal de nº 106 saltou e não foi utilizada antes da nota de nº 107. Nesse caso, será necessário comunicar a SEFAZ por meio do pedido de inutilização.

Quase sempre essa quebra não intencional da sequência é decorrente de um problema técnico no sistema que emite as notas fiscais do contribuinte. Além do mais, ela ocorre com maior frequência quando a empresa está migrando entre uma solução e outra.

Por exemplo, caso o erro seja identificado no mês de novembro, as notas devem ser inutilizadas no prazo limite de 10 de dezembro. Para executar esse processo, é necessário acessar o sistema emissor de notas fiscais da empresa e seguir o passo a passo, de acordo com o seu funcionamento.

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E é aí que o processo de inutilização de nota fiscal, tema deste artigo, começa a ser realizado e basicamente consiste em uma sinalização para os órgãos de fiscalização de que a numeração está equivocada e, por isso, os números informados não serão utilizados para emissão de qualquer nota fiscal.

Por exemplo, natureza da transação comercial e demais questões que influenciam diretamente os cálculos dos tributos. Normalmente, esses erros não podem ser modificados por meio de uma carta de correção e existe uma invalidação do documento.

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Quando é feita a inutilização da nota fiscal eletrônica?

De uma maneira em geral, os dados que devem ser fornecidos são: modelo, série, ano vigente, números inicial e final ausentes e motivo para a sua inutilização. Além disso, é importante saber que, de acordo com a norma vigente, as notas com numeração inutilizada precisam ser lançadas nos livros fiscais, sem os valores monetários, respeitando as regras gerais de escrituração.

Mas, só agora você percebeu que, ao invés da contagem 15, suas notas estão em 45. Analisando mais de perto, percebe que a contagem de 16 a 44 não está correta — na verdade, está em branco! 

Como fazer a inutilização da Nota Fiscal Eletrônica?

É então que a inutilização de nota fiscal eletrônica entra em cena! Você precisa avisar a Secretaria da Fazenda que essa sequência não deve ser contabilizada, mas sim, anulada.  

Uma dúvida que aparece é se a inutilização de NFC-e e o cancelamento são a mesma coisa. A resposta é não! O cancelamento acontece quanto o usuário emite a nota fiscal e depois identifica que dados importantes foram inseridos incorretamente.

Quando a inutilização da NFe não deve ser feita?

Isso porque a sequência precisa ser mantida, não sendo permitida nenhuma falha na numeração. O pedido de inutilização tem o objetivo de possibilitar que o emissor comunique à SEFAZ essa quebra de sequência dos números, funcionando como um tipo de denúncia espontânea para justificar a situação.

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Dúvidas frequentes

Esses riscos podem ser decorrentes de uma sequência, seja de nota fiscal de produto ou serviço, que teve a numeração quebrada. 

A legislação nesse sentido é muito clara: a sequência de emissão deve ser obrigatoriamente respeitada, sem que haja qualquer "buraco" nessa sequência. Se uma lacuna é identificada, desde que não intencional, é claro, a empresa deve justificar essa ocorrência na Secretaria da Fazenda por meio de uma denúncia espontânea.