A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos.
Sendo assim, organizar e estruturar os arquivos é imprescindível para o bom funcionamento de qualquer empresa. A gestão de documentos colabora para que as atividades sejam desempenhadas com maior eficiência. O resultado disso é trazer maior credibilidade à organização.
O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais, contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico. O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
A gestão de documentos, portanto, permite armazenar e padronizar os procedimentos internos. Além disso, permite organizar as informações da empresa. Então, de forma inteligente, a tecnologia facilita as buscas, consultas e o gerenciamento do banco de dados.
7 Benefícios
Para a TI, o arquivo digital é pensado como um arquivo composto por dados binários – sempre 0 e 1 – que formam um dado. ... Arquivos digitais podem ser compartilhados, o que facilita, portanto, o seu back-up. Ou seja, são arquivos que não se perdem, pois você pode fazer cópias e mantê-los em locais seguros, como a nuvem.