A circular deve obedecer a seguinte estrutura:
Ofício e memorando são formas de comunicação oficial cuja principal diferença é que o ofício normalmente serve às comunicações externas ao órgão que o emite e o memorando, por ser mais simples e rápido, serve á comunicações internas.
O despacho pode constituir- se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo. Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua identificação e o entendimento do seu objetivo. Os mais conhecidos são o Memorando e o Ofício.
O ofício nada mais é que uma correspondência oficial enviada a alguém, normalmente funcionário ou autoridade pública. A diferença, em relação à carta, é que o endereçamento ao destinatário vai ao final, após o endereço do remetente, e colocado na margem esquerda.
Correspondência biunívoca. Dados dois conjuntos A e B, dizemos que eles estão em correspondência biunívoca quando a cada elemento de A corresponde um único elemento de B e reciprocamente.