Consideram-se funções tradicionais da diplomacia as tarefas de negociar, informar e representar. A tarefa de negociar consiste em manter relações com o objetivo de concluir um acordo. O diplomata negocia em nome e por conta do Estado que representa, com o propósito de defender os interesses daquele Estado.
A diplomacia consiste em: "ações realizadas pelos Estados para que as relações entre eles não sejam instrumentalizadas, principalmente por meio de pressões, ameaças de uso ou uso da força". ... Essa é uma definição de cunho bastante "realista".
As relações internacionais correspondem a uma ideia geral de como um país se relaciona com os demais países e instituições no sistema internacional. Já a Política Externa e a diplomacia são conceitos mais específicos, que correspondem aos objetivos e interesses de determinado país no exterior.
O direito do Estado de manter relações diplomáticas com os demais Estados é denominado de direito de legação, sendo considerado um dos direitos fundamentais dos Estados. Trata-se do direito de enviar e receber diplomatas.
Para ser diplomata, é preciso possuir o diploma de nível superior, não havendo especificação de curso. No entanto, é comum a formação em Direito ou em Relações Internacionais. Quem pretende seguir a carreira precisa ser aprovado no concurso de Admissão à Carreira Diplomata (concurso CACD).
Um diplomata pode atuar tanto dentro quanto fora de seu país de origem. No Brasil, ele irá trabalhar em departamentos pertencentes ao Ministério das Relações Exteriores em Brasília, em escritórios regionais do Itamaraty espalhados pelos estados ou em entidades da Organização das Nações Unidas (ONU) com atuação no país.
A política externa é o conjunto de objetivos políticos que um determinado Estado almeja alcançar nas suas relações com os demais países do mundo. A política externa costuma ser planejada de modo a procurar proteger os interesses nacionais de um país, em especial sua segurança nacional, prosperidade econômica e valores.