Para Que Serve O Estabelecimento De Rotinas Dos Procedimentos De Trabalho?

Os estabelecimentos de rotinas são essenciais no cotidiano de trabalho, pois fomentam a organização necessária para que os funcionários se encontrem em seus postos e horários para executar suas funções, o que os faz se programar para atender as demandas que surgem.

O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é um conjunto de ações e verificações contínuas realizadas por líderes ou funcionários-chave. O objetivo é assegurar que os colaboradores consigam desenvolver, de maneira satisfatória, as atividades apresentadas, bem como contornar eventuais adversidades inerentes ao dia a dia corporativo.

Resposta

Segundo Chiavenato a padronização é a aplicação de padrões em uma organização para se obter a uniformidade e a redução de custos. O padrão é o instrumento básico do gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia, é ele que indica a meta e os procedimentos para a execução das tarefas, de maneira que cada indivíduo consiga assumir a responsabilidade pelo resultado do seu trabalho.

O primeiro passo para iniciar um plano de implementação de rotinas administrativas é analisar e mapear todos os processos que compõem sua empresa.

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Essa estratégia se torna ainda mais imprescindível no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão arraigados na rotina das equipes.

Para que o gerenciamento de rotina dê certo, um grande determinante se encontra no monitoramento de desempenho do grupo, do indivíduo e da empresa em relação a dados e projetos.

Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa em 5 passos

Não sabe como obter resultados após se questionar sobre “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?” Fica evidente que o tratamento com as pessoas é parte fundamental da resolução desse problema, por conta disso, busque conhecer sua equipe profundamente.

Sua empresa anda desorganizada? A equipe não consegue entregar as tarefas no prazo? Você nota que alguns colaboradores se perdem na realização do trabalho? Isso tudo pode representar uma falta de processos alinhados e de uma rotina pré-determinada.

Estabelecer uma rotina de trabalho é essencial para empresas que valorizam a comunicação fluida entre times e setores. Afinal, é impossível identificar oportunidades de colaboração ou mesmo entregar informações-chave prontamente a setores parceiros quando não há domínio sobre as tarefas em desenvolvimento, bem como sobre projetos e iniciativas prioritárias e estratégicas. 

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Resposta verificada por especialistas

A partir de colunas que indicam os projetos a serem feitos, os que estão em processo de realização, os que já foram feitos e os atrasados, você poderá monitorar os projetos enquanto os colaboradores terão noção de como anda as tarefas atribuídas às outras partes.

Essa é uma ótima ferramente para os gestores, pois ela permite verificar o andamento de todos os processos que estão sendo realizados pelos colaboradores de maneira rápida e fácil.

Os passos anteriores te ajudarão a definir quais tarefas serão realizadas por cada equipe ou colaborador. O motivo é que ao mapear o que deve ser feito e se planejar para isso saberá exatamente quem são os profissionais mais capacitados para cada tarefa.

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Amplamente utilizado, o Trello possibilita que você e sua equipe alimentem cartões dispostos em um quadro. Esses cartões podem ser movimentados por colunas que indicam o andamento do projeto e dentro deles, informações relevantes para o trabalho são mantidas.

Dessa forma, o gestor pode medir períodos para a realização de todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um prazo maior em obrigações semelhantes.

A rotina gera organização nos procedimentos de trabalho

Por fim, mas não menos importante, é preciso monitorar como estão sendo desenvolvidas as rotinas e os processos. Esse acompanhamento permitirá que possíveis erros sejam revistos a tempo, métodos melhorados e que equipes fiquem mais engajadas. 

O que queremos que entenda com esse artigo é que a padronização do ambiente de trabalho é essencial para o desenvolvimento e sucesso de qualquer negócio, só que esta tarefa não é algo fácil, pelo contrário requer muito esforço e persistência, pois envolve a mudança da cultura organizacional, então o que sugerimos é que comece a padronizar as áreas e os processos prioritários da empresa.

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O caminho para gerenciar as rotinas na empresa de maneira assertiva e com resultados positivos não precisa ser difícil. O uso de ferramentas como planilhas e quadros de checklists cumprem um papel importante na organização do processo. 

Por exemplo: Marcos trabalha na equipe de vendas da empresa X. Sua meta é alcançar 10 conversões de leads diária. Para isso, ele avalia o que é preciso fazer (processos) e, enfim, coordena cada atividade com o foco na sua meta (rotinas).

Um bom exemplo é analisar o atendimento ao cliente. Sem um processo de como ele precisa ser feito, a experiência do cliente é completamente afetada, muitas vezes negativamente. 

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Software de suporte ao cliente

Mapeie sua área, faça um fluxograma do processo para cada produto de sua gerencia, deixando claro os vários processos, não queira fazer perfeito da primeira vez, não tenha medo de errar, comece pelo processo que tem maior número de falhas e vá implantando aos poucos.

Saber como os colaboradores estão se sentindo também é fundamental para que você não só entenda “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?”, mas também saiba se eles são condizentes com o tamanho e a qualidade da sua equipe.

Tal prática possibilita mudar a cultura da empresa de forma gradativa, tornando a equipe mais produtiva e o ambiente mais organizado, colaborativo e com mais capacidade de execução. Além disso, desenvolve qualidade como disciplina e trabalho em equipe.