A equipe deve relacionar os indicadores (sinais que mostrem o que está acontecendo) dos efeitos do projeto com os alunos, os professores, a escola e a comunidade, à medida que suas atividades forem sendo realizadas.
Ao contrário do plano de projeto — que prevê vários documentos, muitos deles com várias páginas —, a metodologia canvas propõe um documento de uma única página. Em um quadro, geralmente com auxílio de post-its, são fixadas as informações de:
Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.
A parte complicada é descobrir o que não pertence à descrição do projeto. A descrição deve priorizar metas, objetivos e a abordagem geral, mas você não precisa incluir listas de tarefas, descrições extensas e análises de pesquisa. Em geral, a descrição do projeto é ampla; você incluirá mais detalhes no plano do projeto.
Diferentemente do que acontece quando planejamos um projeto do zero, o modelo de projeto proporciona ao usuário a estrutura básica para que consiga dar início ao trabalho. Dependendo da ferramenta utilizada, o seu modelo de projeto poderá incluir seções, exemplos de atribuições e tags para as tarefas, entre outras coisas. Com um modelo de projeto você já estará um passo à frente, podendo começar a trabalhar imediatamente.
Não se pode simplesmente pegar um projeto bem-sucedido e transformá-lo em um modelo. Envolva todas as partes interessadas e valide se a estrutura proposta de fato vai criar um padrão adequado a ser seguido para atingir os objetivos dos projetos.
Use o restante do modelo de descrição de projeto de interiores para documentar as aprovações e desaprovações do cliente em maiores detalhes. O modelo inclui espaço para observar as preferências do cliente quanto a: estilo geral, cores, padrões, tecidos, móveis, dentre outros. Também há espaço para incluir medidas, planta baixa, cronograma do projeto e orçamento.
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Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!
Detalhamento dos custos: esta seção deve incluir uma análise justificando a necessidade dos recursos específicos para o projeto. Desse modo, as partes envolvidas poderão entender para o quê o seu investimento será usado. Este detalhamento também pode ajudar a minimizar despesas inesperadas.
A cada projeto que for iniciado, a organização poderá contar com uma base de conhecimento pré-estabelecida para analisar diferentes variáveis que indicarão qual o melhor modelo a ser adotado.
Nesta seção, você encontrará uma variedade de modelos gratuitos e personalizáveis de descrição de projeto. Nós fornecemos exemplos de informações para que você possa ter uma ideia de como escrever uma descrição que se encaixe em suas necessidades. Você também pode baixar ummodelo gratuito de documentação de projeto para ajudá-lo a monitorar seu progresso.
Definir os entregáveis do projeto é uma etapa crucial da elaboração da proposta. Os envolvidos querem saber o que será gerado no final do projeto, seja um produto, um programa, a atualização de uma tecnologia ou alguma outra coisa. Quando o receptor estiver lendo a sua visão, essa será a parte em que dirá: “Ah! É para isso que os meus recursos serão usados.”
Para que o projeto seja concluído como planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas e atividades. Portanto, precisa criar uma MATRIZ DE RESPONSABILIDADES, dizendo quem vai fazer o que e também definir as reuniões que terão que ocorrer durante a etapa de execução: Kick off, Controle semanal, Prestação de contas com Patrocinador ou Equipe e LIções Aprendidas.
Por último, encerre a sua proposta de projeto com uma conclusão convincente e confiante. Assim como o sumário executivo, a conclusão deve resumir o problema a ser resolvido pelo seu projeto e a solução proposta. Você pode salientar o impacto do seu projeto na conclusão, mas deixe esta seção relevante, assim como faria em uma redação convencional.
O tom de voz e o conteúdo da proposta de projeto varia conforme o tipo de proposta a ser enviado. Ao conhecermos os objetivos do projeto, podemos elaborar uma proposta mais adequada.
A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.
Para escrever uma descrição eficaz de projeto, faça um esboço no início do processo. Mantenha a descrição em alto nível, sem entrar em muitos detalhes ou informações complementares. Use a descrição para gerar interesse entre um público amplo. Mantenha-o breve e livre de jargões.
Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em gerar projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.
A persuasão é importante em uma proposta de projeto, pois espera-se que o público leia a proposta e faça algo em troca. Se o leitor não ficar intrigado com o seu projeto, não se sentirá disposto a ajudar. Se você descreve a sua ferramenta de edição, mas não menciona as diversas funcionalidades que ela oferece, os seus benefícios para os clientes e o seu impacto positivo no setor, o seu público questionará: “Por que eu devo me importar com este projeto?”
Inicialmente o escopo deve ser definicio, utilizando o PBS: PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE OU WBS: WORK BREAKDOWN STRUCTURE. Eu gosto de iniciar com o PBS, foco no Produto, no O QUE do projeto. Veja o PM VISUAL. Acesse minha área de materiais, ou venha fazer nosso treinamento do CANVAS E PM VISUAL, uma forma de planejar um projeto em 8 horas de trabalho.