Um documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou coletivos.
Entre os documentos considerados sigilosos estão relatórios de auditorias do instituto, termos de responsabilidade, documentos sobre o sistema de segurança e alarmes, plantas de imóveis, manuais de procedimento, planos de contingência ou de recuperação, registros telefônicos entre outros.
Quando um documento é classificado como ultrassecreto, ele fica inacessível à opinião pública por 25 anos. E ao ser classificado como secreto, o prazo estabelecido será de 15 anos.
São documentos passíveis de classificação como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgação prévia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.
Significado de Confidencial adjetivo Que se diz ou se faz em confidência; secreto: aviso confidencial.
Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.
Como fazer uma gestão de documentos eficiente
Uma política de organização de arquivos impede a perda de documentos, pois classifica aqueles que devem permanecer entre a documentação da empresa e o que pode ser descartado.
Redução de custos Por trazer agilidade, a gestão de documentos também amplia a produtividade dos times de uma forma geral. A organização contribui para que tudo seja encontrado facilmente e evita erros e retrabalhos.
Qual a importância da gestão de documentos nas empresas? ... Nessa perspectiva, uma boa gestão de documentos traz para o empresário uma melhoria da sua produtividade, maior rastreabilidade e facilita a tomada de decisões estratégias. Ou seja, é uma prática que deve ser continuamente aperfeiçoada e implementada.
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer organização tanto pública como privada, pois é a forma que elas possuem para comprovar o cumprimento de uma obrigação, e, como já mencionado, de prestar contas de suas atividades e colaborar para a tomada de decisão.
Os 7 benefícios da gestão de documentos
Vantagens da gestão de documentos digitais
Os 4 principais benefícios do arquivamento de documentos empresariais
Vantagens e desvantagens da organização tradicional de arquivos
Os documentos são parte importante da rotina de uma empresa. Além das obrigações legais de guarda, encontrar os arquivos e utilizá-los diz respeito à parte inerente da maioria dos processos....Camila Wolfer
Listamos abaixo algumas das dificuldades de se utilizar documentos em papel:
O que é armazenamento digital para as empresas Digitalizar, ou popularmente scanear, consiste em um processo de transformar um documento físico em um documento digital, além de mídias físicas que também podem ser digitalizadas.
Quais são os principais tipos de formatos de arquivos?
Salvar os dados escaneados em uma pasta como um arquivo PDF usando o Modo Avançado do ControlCenter4 (Windows®)