O que é gerenciamento eletrônico da documentação?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é definido por um conjunto de tecnologias que facilitam o controle, bem como o armazenamento, compartilhamento e recuperação de dados existentes em uma determinada instituição, seja ela privada ou pública.

Onde se aplica gerenciamento eletrônico de documentos?

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma técnica que possibilita de forma simples criar, controlar, arquivar, compartilhar e recuperar documentos. Este gerenciamento facilita o acesso aos documentos de forma rápida e segura, pois é realizado pela internet.

Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos GED )?

Um sistema de GED visa ao armazenamento de documentos em ambiente digital e sua distribuição também eletrônica. Assim, se vários setores da empresa necessitam de um mesmo documento, por exemplo, não há motivo para imprimi-lo diversas vezes.

Qual o propósito ou função de um gerenciamento eletrônico de documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição.

Como seria o protocolo de gerenciamento de documentos em sistemas eletrônicos?

O Sistema de Protocolo Eletrônico ou Protocolo Online, também conhecido como eProtocolo ou simplesmente GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), é um sistema que realiza o controle de entrada e saída de documentos, a geração, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a ...

Quais são as principais tecnologias usadas no GED gerenciamento eletrônico de documentos?

Quais são as principais tecnologias relacionadas ao sistema GED?

• Document Imaging (DI) ...
• Document Management (DM) ...
• Workflow. ...
• Forms Processing. ...
• COLD/ERM. ...
• Records and Information Management (RIM) ...
• Sem limites de acessos aos documentos. ...
• Controle sobre a validade dos documentos.

Mais itens...•4 de abr. de 2018

Como funciona o sistema GED?

A GED é um setor da administração voltado à produção, ao uso e à organização de documentos. A ideia é que as informações permaneçam disponíveis para as pessoas certas, no local e na hora exata. A GED, portanto, é o arranjo dos arquivos em meio eletrônico, concentrando os dados em formato digital.

Qual a importância de se fazer a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de arquivos permite que você monitore e acompanhe quem acessa e modifica cada documento, garantindo um maior controle sobre as suas informações. Desse modo, torna-se bem mais improvável ter dados roubados ou corrompidos por um competidor.

O que é um sistema de gerenciamento de documento?

Como funciona um sistema de gestão de documentos? Essa é uma ferramenta de gerenciamento de arquivos eletrônicos que serve para organizar os documentos. ... O sistema é capaz de armazenar e disponibilizar as informações de maneira simples e eficaz para todos os envolvidos no processo.

Qual o objetivo do GED?

Resumindo, o grande objetivo do GED é o de transformar o legado documental em informação relevante para os processos de negócios da empresa, a fim de que auxiliem estrategicamente na tomada de decisões, levando a decisões mais sensatas, baseadas em informações consistentes.

Quais foram as principais tecnologias utilizadas para o arquivo de informações e documentos?

Algumas destas tecnologias são: Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão ...

Como funciona o processo de microfilmagem?

A microfilmagem é uma metodologia utilizada para a preservação de informações e dos arquivos. Consiste na captação da imagem através de processo fotográfico. Os arquivos são consideravelmente reduzidos através da microfilmagem, tornando-se um método de armazenamento prático e eficiente.

Como assegurar a qualidade do GED?

Solução: instalar políticas para tratamento de documentos físicos e eletrônicos. Documentos em papel devem ser analisados, indexados e armazenados eletronicamente. Neste formato, você garantirá privacidade e dará a esses documentos: qualidade de auditagem.

Qual é a importância do GED?

Isso faz com que os usuários consigam ter acesso a qualquer documento de maneira rápida e segura, mantendo as informações protegidas. Resumidamente, um GED serve para otimizar a administração de documentos no meio digital, facilitando seu uso e manuseio.

O que você pensa sobre a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) nada mais é que a gestão de arquivos por meio de um software projetado para simplificar e agilizar a organização e acesso às informações essenciais dentro de uma empresa. ... Assim, o GED é uma maneira eficiente e segura de manter tudo em ordem.

Por que implementar um sistema de gerenciamento de documentos?

Fácil Organização Com a possibilidade de indexar arquivos através de diferentes características simultaneamente como data de criação, setor responsável e tipo de documento, fica muito fácil catalogar e encontrar o que você precisa no sistema. Isso permite mais fluidez e otimização dos processos de consulta.

Qual a finalidade do workflow?

A definição do workflow define com clareza todas as tarefas que cada um dos funcionários deve executar, como se fosse uma linha de produção. Isso oferece fluidez no andamento das atividades, bem como a diminuição do tempo gasto na execução delas. Desse modo, novos projetos podem ser criados ou antecipados.

O que é GED e por que ela é importante para as empresas nos dias atuais?

Além de desburocratizar os processos de guarda de documentos, que antes eram armazenados apenas em arquivos físicos, o sistema GED evita a perda de arquivos, pois todos eles ficam salvos na nuvem. Portanto, essa é a opção mais segura para armazenar os documentos da sua empresa.

Como a tecnologia pode ajudar na Guarda arquivo e controle de documentos e informações atualmente?

Outras funcionalidades possibilitadas pelo software da Arquivar são localização facilitada, download dos documentos eletrônicos ou digitalizados e a rastreabilidade e controle da movimentação deles. Dessa forma, você pode ainda garantir a segurança das informações da sua empresa e o acesso controlado a elas.