Como Priorizar Metas?

Sin importar si tienes sueños pequeños o altas expectativas, fijarte metas te permite planificar cómo deseas llevar tu vida. Algunos logros pueden tardar toda una vida, mientras que otros pueden completarse en el transcurso de un día. Puedes fijarte grandes metas o planificar metas manejables específicas; en ambos casos, tendrás una sensación de logro y valor propio. El inicio puede parecer abrumador, pero te enseñaremos cómo trabajar de forma gradual hasta cumplir incluso el sueño más ambicioso.

De esta manera tienes una vista global de tus asuntos pendientes, pero también cuentas con una manera de acercarte a las mismas. En el cuadrante I y II son las cosas en las que te tienes que concentrar. Son eventos clave, aquellas cosas que no puedes ignorar o es posible que de no hacerlas suceda algo malo. Y en el cuadrante III y IV son cosas triviales, cosas que te gustaría hacer, llamadas de teléfono. 

El trabajo con prioridades claras es un trabajo productivo

Para seguir con la misma metáfora, si las tareas son las piezas del rompecabezas, con las fechas de inicio y de entrega como bordes; entonces, tu calendario es el tablero del rompecabezas, el lugar donde armas esa gran imagen. Úsalo para programar el trabajo, equilibrar las tareas según el nivel de dedicación o de prioridad para no sobrecargarte y asegurarte de cumplir con los vencimientos. Si adoptas uno de los métodos de priorización anteriores, o una combinación de los que prefieras, usa ese marco para ayudarte a completar tu cronograma y administrar el tiempo.

Cómo priorices tus tareas, en definitiva, dependerá de la naturaleza de tu trabajo y de tu estilo personal, pero hay algunos métodos comunes para la priorización de las tareas que pueden servirte. Dales una mirada a algunos de los métodos útiles para priorizar tareas:

También te recomendamos asignar valores numéricos a cada nivel de variable. De ese modo, puedes multiplicar los números correspondientes para hallar el nivel de prioridad de la tarea en la cuadrícula. Una vez que cada una de tus tareas tenga un número, puedes calificar las tareas según corresponda. Por ejemplo, una tarea con una urgencia “requerida” y un esfuerzo “medio” tendría un nivel de prioridad de 15.

5. Evitar las prioridades que compiten entre sí 

Los gerentes de proyectos deben tener muchas habilidades para mantener a los equipos y los proyectos encaminados. Con tantas variables, una de las tareas más difíciles es saber de qué ocuparse primero. Si un miembro del equipo tiene dos clientes con proyectos de alta prioridad, ¿cómo puedes ayudarlo a priorizar para que todo salga bien?

Anota en tu agenda esas tareas que no tienen una fecha de entrega definida. La tendencia es realizar siempre las tareas que tienen fecha límite, pero estamos intentando practicar la proactividad para ver grandes resultados.

No le tengas miedo al ensayo y error, es parte del proceso. Prueba ser estratégico y consciente con tus prioridades por unas semanas o el periodo de tiempo con el que te sientas cómodo. Evalúa constantemente si es efectivo, si lograste mejorar y si te estás acercando más a tus objetivos. 

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Si eliges una matriz de prioridades compleja, puedes tener cinco columnas y cinco filas en lugar del sistema estándar de un cuadrante de una matriz simple. Asigna un nombre a las columnas y filas para que sepas dónde colocar las tareas en función de su nivel. Por ejemplo, puedes asignar niveles de urgencia y esfuerzo de mayor a menor:

Para Alejandro Cerecedo, ejecutivo sénior de cuentas de moda de la firma de relaciones públicas Another Company y miembro de WeWork Reforma 26, en Ciudad de México, establecer objetivos a largo plazo le permite alinear y motivar a su equipo al comienzo de cada año. «Hablamos sobre sus objetivos personales y profesionales, y establecemos un calendario de cómo vamos a alcanzarlos», comenta Cerecedo.

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6. Planifícate por pasos

Una matriz de prioridades puede ayudarte a ordenar tu lista de tareas pendientes según elementos como la urgencia, la importancia o el impacto. En este artículo, analizaremos distintos tipos de matrices de prioridades y explicaremos cómo puedes usarlas para lograr mucho más en el trabajo.

La matriz de decisiones de Eisenhower puesta en acción: Un colega acaba de enviarte un email en el que te pide ayuda con una presentación para ventas. La solicitud es urgente porque se debe hacer hoy; pero ¿es lo suficientemente importante (para ti) como para que pospongas otros trabajos? Mide cada una de las tareas de tu propia lista diaria según la importancia y la urgencia para decidir si puedes cambiar de tarea para ayudar a tu colega o si debes posponerla para más tarde. Saber cuáles son tus compromisos también te ayudará a poder decir “no” cuando sea necesario.

Comienza por reunir tus acciones pendientes y crea una lista de tareas

Anteriormente comparamos una matriz de prioridades simple y una compleja. Este es un ejemplo de una matriz de prioridades compleja en la que se usaron la urgencia y el esfuerzo como las dos variables de medición. Los valores numéricos y los colores se utilizan para que resulte más sencillo ordenar las tareas.

Este proceso ayuda a generar una visual de en qué o quién inviertes tus esfuerzos. Esta visual ayuda mucho en el momento de analizar objetivamente qué es realmente importante, y qué hacemos únicamente porque sentimos que es lo que hay que hacer. Así como también puede ser de mucha ayuda para darse cuenta de en qué ámbito estamos fallando o tenemos un desarrollo deficiente. 

3. Destacar lo que es urgente

A cada una de las acciones que anotaste en tu lista debes asignarle una categoría, generalmente estas varían entre ámbitos como: familia, trabajo, amigos, pareja, hobbies, proyectos personales, recreación. Agrega las categorías que sientas necesarias. 

Si bien puede parecer una estrategia de administración del tiempo inmediata, es fundamental establecer prioridades para alcanzar los objetivos a largo plazo. Comprender en qué estás trabajando realmente, ya sea en obtener un ascenso, terminar un proyecto o cambiar de trabajo, puede ayudarte a identificar las tareas más pertinentes para esos resultados futuros. Puede ser una buena idea dividir esos grandes objetivos en otros más pequeños, relacionados con el tiempo. Por ejemplo, se puede desglosar una meta anual en listas de tareas mensuales, que luego generarán tareas semanales, prioridades diarias, etc. 

Es muy común que la falta de metas y una estrategia de priorización nos hagan caer en la tendencia de únicamente reaccionar. Solucionar una cosa tras otra, estar constantemente apagando pequeños incendios a medida de que aparecen. Esto limita la capacidad de acción e interfiere con la opción de llevar un estilo de vida que pronostique cosas buenas a largo plazo. Sin prioridades claras, no hay progreso.

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