As etapas de elaboração de um projeto pedagógico podem assim ser definidas: 1. Cronograma de trabalho e definição da divisão de tarefas: definição da periodicidade e das tarefas para a elaboração do projeto pedagógico. Definir um prazo faz com que haja organização e compromisso com o trabalho de elaboração.
divulgação por meio de jornais comunitários, associação de moradores ou outros espaços comunitários; debates em salas de aula, organização de atividades culturais centradas na discussão sobre a importância da participação, da democracia na escola, da construção do projeto de escola.
A estrutura geral do documento pode ser dividida em três grandes partes: a primeira apresenta a missão da escola, a segunda detalha o seu contexto e a terceira expõe o projeto pedagógico da instituição. O primeiro passo na elaboração do PPP consiste em definir a missão da escola.
O projeto político-pedagógico, também chamado de PPP, é um documento que definirá diretrizes, metas e métodos para que a instituição de ensino consiga atingir os objetivos a que se propõe.