No ambiente de uma empresa, o arquivo é definido como: “um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência, e que são organizados e conservados para consultas e comprovações.”
O período de guarda dos tributos está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), respectivamente. ... Já a prescrição é o decurso do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido.
Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.
Há, nesse sentido, a Resolução Bacen nº 2.
No entanto, em alguns casos é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos – como a folha de pagamento e o registro eletrônico –, além da recomendação de se arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.
Arquivo permanente ou de terceira idade - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.